80/20 법칙을 활용한 효과적인 시간 관리 전략

 

하루 24시간을 어떻게 활용하느냐에 따라 성과와 삶의 질이 크게 달라집니다. 해야 할 일은 많고 시간은 한정적이기 때문입니다. 이때, 활용할 수 있는 원칙이 리처드 코치(Richard Koch)의 '80/20 법칙'입니다. 이는 전체 결과의 80%가 원인의 20%에서 비롯된다는 개념입니다. 지금부터 80/20 법칙을 활용한 효과적인 시간 관리 전략에 대해 알아보겠습니다.

 

 

 

80/20 법칙?

리처드 코치(Richard Koch)의 '80/20 법칙(The 80/20 Principle)'은 일상과 비즈니스에서 자주 인용되는 생산성 원칙 중 하나입니다. 이는 '결과의 80%는 원인의 20%에서 비롯된다'는 의미입니다. 즉, 슬프게도 우리가 하는 많은 일 중 일부만이 성과를 만들어낸다는 것이죠. 

 

하지만, 바쁜 일정 속에 살다 보면 불필요한 업무에 시간을 소비하곤 합니다. 그래서, 같은 시간 일하면서도 더 많은 성과를 내기 위해 시간 관리는 필수적입니다. 이때, 80/20 법칙을 적용하면 중요한 일에 집중할 수 있습니다. 중요한 일에 집중할수록 불필요한 업무에 투입되는 시간이 감소됩니다. 

 

 

 

가장 중요한 20%는 무엇인가?

많은 사람들은 해야 할 모든 일을 다 하려 합니다. 하지만, 모든 업무가 같은 성과를 내지 않습니다. 80/20 법칙에 따르면 중요한 업무 20%가 전체 성과의 80%를 만듭니다. 역으로 생각하면 이 중요한 20% 업무에 시간을 많이 사용하면 더 큰 성과를 얻을 수 있습니다. 즉, 가장 중요한 것은 내 업무 중 가장 중요한 20%를 찾는 것입니다. 이를 찾는 방법은 다음과 같습니다. 

 

업무 분석:

지난 한 달간 했던 업무 중 가장 많은 성과를 낸 업무가 무엇인지 찾습니다. 그리고, 평소 기록하고 피드백하는 습관이 없으면 이를 찾기 어렵습니다. 기록을 바탕으로 어떤 업무가 얼마나 성과를 냈는지 주기적으로 피드백해야 합니다. 주의해야 할 것은 목표가 명확하지 않으면 성과의 크기를 정확히 평가할 수 없습니다. 목표에 맞춰 창출된 성과의 크기로 분석해야 합니다.

 

우선순위 설정:

각 업무가 어떤 성과를 냈는지 피드백했다면 그 결과를 바탕으로 우선순위를 정합니다. 매출에 직접적인 영향을 미치는 활동이나 자기 계발과 건강을 위한 활동 등이 이에 해당할 수 있습니다. 

 

불필요한 업무 제거:

성과에 영향을 미치지 않는 80%의 업무는 과감히 없애야 합니다. 없애는 것이 가장 효과가 높지만 용기가 필요합니다. 만약, 여러 이유로 없앨 수 없다면 자동화하거나 위임해 직접 하는 시간을 줄여야 합니다. 

 

 

 

 

꿀팁들

효율적인 시간 관리는 불필요한 업무를 없애거나 줄이는 것에서 시작됩니다. 80/20 법칙을 적용하면 많은 시간을 차지하지만 결과에는 큰 영향을 미치지 않는 업무를 걸러낼 수 있습니다.

 

이메일과 회의 관리:

이메일 확인이나 불필요한 회의 참석은 생산성을 저해할 수 있습니다. 특히 수시로 오는 메일을 오는 데로 확인하면 비효율의 늪에 빠지게 됩니다. 하루 시작은 가장 중요한 일부터 하고 메일은 그 일과가 끝난 후 정해진 시간에 확인하는 것이 좋습니다. 점심 식사 직전이나 점심 후 바로가 가장 좋습니다. 회의는 참석 필요성부터 검토해야 합니다. 검토 후 필요한 회의만 참석합니다.

 

소셜 미디어와 스마트폰 사용:

SNS나 뉴스 확인은 이메일만큼이나 비효율의 늪에 빠지게 하는 원인입니다. 특히, SNS는 한 번 보기 시작하면 끝이 없습니다. 필요한 뉴스들도 정해진 시간 없이 수시로 보면 시간 대비 효과가 급감합니다. 업무 시간에는 알림을 끄고 정해진 시간에만 확인하는 습관을 길러야 합니다.

 

완벽주의 경계:

가장 중요한 것은 완벽주의를 버려야 하는 것입니다. 모든 업무를 다 완벽하게 하려고 하면 모든 업무에서 성과가 나지 않습니다. 다시 강조하지만 '80%의 성과를 내는 데 필요한 업무는 20%면 충분'합니다. 성과가 나지 않는 80%는 하지 않거나 일정 수준의 퀄리티에 만족해야 합니다. 

 

 

 

 

하루 습관

시간 관리는 일주일이나 한 달이 아니라 매일 해야 합니다. 효과적인 매일이 모여 효과적인 일주일, 한 달이 될 수 있습니다. 매일을 효과적으로 관리하는 것이 중요합니다. 이때도 80/20 법칙이 사용됩니다. 80/20 법칙으로 하루 생산성을 높여야 합니다. 

 

아침 루틴을 최적화하라:

아침은 하루 중 가장 에너지가 높은 시간입니다. 또한, 가장 외부의 간섭이 적은 시간이기도 합니다. 이 시간에 가장 중요한 20%의 업무를 해야 합니다. 이 시간을 메일이나 뉴스를 보거나 잡담으로 흘려보내서는 안 됩니다. 아침 일찍 중요한 20%의 업무를 완성한다는 생각으로 시간을 사용해야 합니다.

 

80/20 일정표 작성:

하루에 해야 할 업무 중 가장 중요한 20%를 우선 배치합니다. 중요하지 않지만 급하거나 프로세스 상 해야 할 일(오버헤드)에 먼저 시간을 배분하고 남는 시간에 중요한 일을 하는 어리석음을 방지해야 합니다. 가장 중요한 20%를 우선 배치하고 나머지 80%는 적절히 배분하면 됩니다. 적절히 배분한 80%는 하지 않아도 괜찮다는 마음(완벽주의 경계)을 가져야 합니다.

 

내 집중력 시간을 알자

내 집중력이 가장 높은 시간을 아는 것이 좋습니다. 나를 관찰해 집중력이 가장 높은 시간을 분석합니다. 그리고 그 시간에 중요한 업무를 배치하는 것입니다. 사람마다 집중력이 좋은 시간이 다를 수 있습니다. 그 다름을 알고 거기에 맞게 중요한 업무를 배치하면 됩니다. 

 

 

 

 

피드백 고리

시간 관리는 한 번의 조정으로 끝나지 않습니다. 지속적인 개선이 필요합니다. 이를 위해서는 피드백 습관이 중요합니다. 주기적인 피드백을 통해 개선점을 찾고 실행하고 또 피드백하는 것이 중요합니다. 실행-피드백-개선 실행의 고리를 끊임없이 해야 합니다. 

 

생산성 지표 설정:

피드백을 하기 위해서는 평가를 해야 합니다. 시간 관리도 평가할 수 있도록 개인적인 목표와 지표를 정해야 합니다. 이 지표로 시간 관리가 향상되었는지 측정해야 합니다.

 

주간 리뷰:

피드백은 꾸준해야 합니다. 주기를 정해놓고 해야 합니다. 매일, 매주, 한 달, 분기, 1년 각 주기마다 피드백을 해야 합니다. 매일의 피드백은 간단히 하더라도 주간 피드백은 시간을 들여하는 것이 좋습니다. 한 주 동안 진행한 업무를 돌아보고 성과가 가장 컸던 20% 업무와 불필요한 80% 업무를 분석해야 합니다. 

 

 

불필요한 업무 제거:

불필요한 업무를 한 번 없앴다고 문제가 없어지는 것은 아닙니다. 시간이 지나면 불필요한 업무는 다시 늘어납니다. 어제까지 필요했던 업무도 오늘은 불필요한 업무가 될 수 있기 때문입니다. 정기적인 시간 관리 피드백으로 불필요한 업무를 계속 제거해야 합니다. 그래야 핵심 업무에 집중하는 구조를 유지할 수 있습니다.

 

 

 

 

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지금까지 80/20 법칙을 활용한 효과적인 시간 관리 전략에 대해 알아보았습니다. 리처드 코치의 80/20 법칙은 단순하지만 그 효과는 강력합니다. 이를 시간 관리에 적용하면 가장 중요한 업무에 집중하여 더 큰 성과를 낼 수 있습니다. 중요한 20%만 남기고 불필요한 작업을 제거하여 집중력을 높이는 전략을 실천해 보세요. 놀라운 변화가 생길 것입니다.